Alles neu macht der Mai: Und so kann man ab dem 16.05.2013 in einer der beiden Rheinmetropolen die Miete eines Fahrzeugs beginnen und dank des Zusammenlegen zu einem gemeinsamen Geschäftsgebiets, die Miete in der anderen Stadt beenden.

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Normalerweise erhebt Drive Now eine Einmalige Anmeldegebühr von 29,00€ und vergibt bei Neukunden keine Freiminuten. Wer mit aber eine E-Mail schickt, zahlt nur 9,98€ Anmeldegebühr und erhält zusätzlich 15 Freiminuten. Bitte verwendet dafür eine gültige E-Mail Adresse, oder gebt mir eine Handynummer an, damit euch der Promocode auch erreicht.

DriveNow Carsharing
Preis: Kostenlos
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Ich verfolge seit Jahren die Auffassung „Papier muss nicht sein, es geht auch digital“ doch leider halten sich diejenigen, von denen ich meistens sogar unaufgefordert Unterlagen in Papierform erhalte nicht daran. Auch auf Nachfrage bei Versicherungen, Providern, Ämtern & Behörden ist eine Zustellung von Unterlagen nur in Papierform möglich. Klar muss man gezwungenermaßen alleine für das gute alte Finanzamt alle dafür relevanten Unterlagen im „Original“ aufbewahren, also in Papierform, aber das ist zum einen ja nur ein gewisser Teil der unbeschreiblichen Menge, die in sich Ordner und Ablagen sammelt und zum anderen lassen sich diese nach Abgabe der Steuererklärung, im guten alten Schuhkarton aufbewahren.

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Sicherlich ist die Herausforderung bezogen auf Dokumentenmanagement und funktionierende Workflows in einem Unternehmen, auch mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern eine ganz andere, aber selbst im Privathaushalt evtl. noch mit einem kleinen Nebengewerbe, oder einer Ehrenamtlichen Tätigkeit, kommen Bergeweise Unterlagen zusammen, die wirklich nicht in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Was bietet die Digitalisierung von Unterlagen für einen Vorteil und wie ist dieses ohne großen Aufwand und Kosten umzusetzen? Dieses werde ich versuchen zu erläutern.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Platzeinsparung
  • Zeiteinsparung beim suchen von Dokumenten (OCR und Indexierung vorausgesetzt)
  • Zugänglichkeit bei Ablage in der Cloud Weltweit möglich
  • Schutz bzw. Sicherung der Dateien gegen Verlust jeglicher Art (Diebstahl, Brand usw.)

Voraussetzungen für Digitalisierung ?

  • Scanner mit Dokumenteneinzug
  • Scan-Software mit OCR (Texterkennung)
  • System beim ablegen, oder eine Software für Dokumentenmanagement
  • Datensicherung bzw. Cloudspeicher mit lokalem Sync

Das ganze ist wirklich kein Hexenwerk und ich mache es nicht alleine aus Prinzip, sondern weil es mir wirklich Arbeitsschritte abnimmt. Mein persönlicher Ablaufplan ist mit etwas Abwandlung, bei jedem einzusetzen und hierbei spiel es keine Rolle, ob man wie in meinem Fall, einen Mac oder ein Windows System verwendet.

Zum Scannen der Dokumente empfiehlt sich ein Scanner mit einem Dokumenteneinzug, weil jedes Blatt einzeln auf die Scannerscheibe legen, würde beim Thema Zeitersparnis natürlich nicht im Verhältnis stehen. Ich verwende einen Epson Stylus Office BX635FWD (Link) das ist ein  Multifunktionsdrucker, welcher über ein Dokumenteneinzug verfügt und zusätzlich sogar Duplex also doppelseitig scannen kann. Es muss sich dieses Modell sein, es gibt auch von anderen Herstellern sehr gut geeignete Geräte aber wichtig ist der Dokumenteneinzug. Zum Scannen der Dokumente verwende ich die im Mac App Store für 13,99€ erhältliche Software PDFScanner.

PDFScanner
Preis: 19,99 €

Wer ein Windows System verwendet, kann sich bei Netzwelt.de verschiedene Softwarelösungen zum Scannen mit OCR (Texterkennung) anschauen. Häufig werden Multifunktionsgeräte aber vom Hersteller wie HP und Epson bereits mit einer passenden Software zum Scannen ausgeliefert, welche auch Texterkennung beherrscht und das Dokument nachher in komprimierter Form als PDF speichern kann.

Also Dokument einlegen, gewünschte Software aufrufen und den Scanvorgang inklusive Texterkennung starten und beim Ablegen, also dem Speichern der Datei kann man entweder auf eine selbst erstellte Ordnerstruktur setzen, oder man verwendet eine Dokumentenmanagement Lösung wie etwa iDocoument. Ich selber habe mich für die Ordnerablage entschieden und hier hat sicherlich jeder sein eigenes System und somit werde ich hier kein Beispiel für meine Struktur nennen müssen. Nach dem erfolgreichen scannen, werden die Dokumente natürlich nicht einfach so in den Müll geschmissen, sondern vorher geschreddert. Dafür verwende ich einen günstigen, aber sehr gut funktionierenden Aktenvernichter von Amazon (Link) .

Die spätere suche nach einem Dokument, kann man entweder durch eine evtl. verwendeten Software für  Dokumentenmanagement übernehmen lassen, oder wer auf die Ordnerstruktur gesetzt hat, kann beim Mac mit der Spotlight Suche oder optional mit anderen Programmen wie EasyFind nach den Dateien suchen und wer Windows verwendet, sollte die Indexierung einschalten welches hier ausführlich beschrieben wird. Aber für das Thema Dateisuche und die verschiedenen Softwarelösungen auf dem Markt, muss ich mal einen zusätzlichen Beitrag verfassen, denn dieses Thema ist viel zu komplex um es jetzt hier im Detail beschreiben zu können.

EasyFind
Preis: Kostenlos

Sobald natürlich Dateien nur noch in digitaler Form vorliegen, muss man sich um das Thema der Datensicherung erstrecht kümmern. Ich lege alle meine Dokumente bei einem Cloud Speicheranbieter ab und aktuell ist es Copy.com. Die Daten stehen aber dank automatischem Sync, auch lokal zur Verfügung und werden dadurch zusätzlich, per Time Machine auf eine externe Festplatte gesichert. Wer ein Windows System verwendet, sollte sich meinen Artikel zum Thema Datensicherung durchlesen. Das Verzeichnis in dem meine Dokumente in der Cloud liegen, ist selbstverständlich verschlüsselt, welches kostenlos und einfach umzusetzen ist wie ich es im folgenden Beitrag beschrieben habe.

Nun viel Spaß bei dem Projekt „Das papierlose Büro“ und sollten Fragen oder Anregungen vorhanden sein, immer her damit!

dropbox_mailboxDropbox hat am 15.03.2013 bekannt gegeben, den Anbieter der kostenlosen E-Mail Applikation Mailbox vom Anbieter Orchestra nun zu übernehmen. Der eigentliche Vorgang einer Übernahme, war aber nach meiner Meinung zu erwarten, denn die Warteschlange der potenziellen Nutzer der kostenlosen iOS App stieg über die Millionengrenze hinaus und der dadurch entstandene Hype war quasi perfekt für eine Übernahme. Es ist auf den ersten Blick auch keinerlei Business Case zu erkennen und  mit dauernd aufzustockendem „Risiko“ Kapital kann es über einen längeren Zeitraum einfach nicht gut gehen. Auf der einen Seite handelt es sich numal, um eine kostenlose Applikation und das ohne aktuelle Möglichkeit per In-App-Kauf Geld zu generieren und auf der anderen Seite kostet dieses Orchestra auch noch Geld, weil jede E-Mail über die Server  von Orchestra durchgeschleift wird, um Push Benachritigungen bei neuen E-Mails umsetzen zu können. Weiterlesen

CarsharingDie beiden großen Carsharing-Dienste Car2Go und DriveNow erhöhen Ihre Preise. Der Grund hierfür seien die steigende Kosten für Benzin, Steuern, Versicherung und Parkgebühren innerhalb der Geschäftsgebiete. Bei Car2Go gelten die neuen Preise ab dem 1 April 2013 und es ändert sich der einmalige Anmeldepreis von 9,90€ auf 19,00 und eine ganze Stunde kostet statt 12,90€ nun 14,90€. Wenn man den kleinen Smart für einen ganzen Tag mietet, erhöht sich der Preis von 39,00€ auf 59,00€. Dafür wurden aber die Freikilometer von 20 auf 50 erhöht und der generelle Preis pro Minute bleibt weiterhin bei 0,29€. Die Tarifliste kann hier eingesehen werden.   Weiterlesen

Mailbox01Es gab in der Geschichte der alternativen E-Mail Clients für iOS zum einen noch nie einen solchen Hype wie um Mailbox und zum anderen musste man nach dem Download und der Installation einer App noch nie warten, bis man diese benutzen kann. Die iOS-App, die vorerst ausschließlich nur mit Gmail dem Dienst von Google kompatibel sein wird, ist zwar kostenlos, aber mit einer endlos wirkenden Warteschlange. Das Video (siehe unten) sieht sicherlich sehr vielversprechend aus und ich bin auch schon gespannt, wie die App „in echt“ in der Verwendung Ihren Dienst verrichten wird und vor allem, ob die Warteschlange gerechtfertigt ist.

Stand Heute (10.02.2013 um 19.54) bin ich an Platz 222.715 und hinter mir warten zu dem Zeitpunkt noch ganze 489.069 User auf die Freischaltung. Der „angebliche“ Grund für die Warteschlange ist die Funktionsweise des Programms: Die E-Mails werden vom Mailbox-Server abgerufen, statt eine direkte Verbindung zum Google-Server herzustellen. Dafür gibt es Push-Benachrichtigungen über neue eingehende Nachrichten. Die Belastung für die Server soll durch die Warteschlange minimiert werden. Es bleibt also weiter spannend, ob sich das warten gelohnt hat. Ich werde natürlich über die App berichten, aber bis zur Freischaltung kann es wohl noch etwas dauern :-)

Ich habe ja schon viel Skurriles gesehen, aber es gibt immer wieder neues zu entdecken wie hier in Madrid am Flughafen. Im Terminal 4 gibt es eine Auto Check in Reihe von Iberia und die Benutzung wird von einem Weiblichen Hologramm auf Spanisch und einem Männlichen in Englisch erklärt. Sieht schon sehr lustig aus, aber seht es selbst.

Hier steht nicht das Produkt im Vordergrund, sondern Jonney Shih der Vorstandsvorsitzende von Asus. Er präsentierte auf der Computex 2011 das PadFone mit einer wunderbaren Hingabe und dagegen sieht David Copperfield wie ein blutiger Anfänger aus. Man beachte bitte auch den kleinen Helfer im Hintergrund. Ich nenne Ihn mal „Der Bückling“

Die Computex  ist die größte IT-Messe in Asien, die seit 1980 alljährlich in Taipeh, der Hauptstadt der Republik China aufTaiwan, abgehalten wird. Sie ist ähnlich der europäischen CeBIT oder der US-amerikanischen CES.

Problem: User hat aktuellsten Client, bekommt beim starten (egal von was) den Fehler

„citrix receiver configuration manager no value…..(AllowHotkey)”

Citrix_AllowHotkey 1

Lösung: Den Registrierungseintrag “AllowHotKey” löschen und dieser ist zu finden unter:

HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWARECitrixICA ClientEngineLockdown ProfilesAll RegionsLockdownClient EngineHot Keys

Info: User muss dafür Admin sein