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Seit über 3 Jahren betreibe ich ein nahezu Papierloses Büro und über mein erstes Setup habe ich damals natürlich im Blog berichtet. Seit dem hat sich am Grundgerüst „eigentlich“ nicht viel getan. Alles was in Papier ankommt (das ist leider fast alles) wird von mir eingescannt und digital abgelegt und das Papier geschreddert. Die Dokumente landen in einem Cloud-Dienst und werden per Boxcryptor verschlüsselt, worüber ich auch berichtete. So kann ich weltweit und vor allem sicher, auf alle meine Dokumente zugreifen. Die Dokumente werden natürlich als PDF gespeichert und sind dank OCR auch durchsuchbar. Das ist bei dem ganzen Vorhaben eigentlich Pflicht und ist auch nicht nicht aufwendig, sondern wird automatisch beim scannen erledigt, aber dazu später mehr.

Über Jahre diente mir ein Epson Multifunktionsgerät auch als Scanner. Die Qualität war soweit ok und die Geschwindigkeit beim scannen, war erträglich. Ich war ja nun einmal auch schon durch das große Tal der Tränen bzw. Ordner gegangen und hat die meiste Arbeit (Ordnerweise einscannen) ja schon hinter mir. Jetzt schwächelt der Epson beim drucken und es muss was neues her. Hierzu wollte ich mir aber einen reinen Drucker und wiederum einen reinen Dokumentenscanner zulegen. Beim Scanner bin ich bereits fündig geworden und es handelt sich um einen ADS-2600We aus dem Hause Brother.

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Der ADS-2600We eignet sich dank seiner hohen Scangeschwindigkeit und dem 50 Blatt Vorlageneinzug besonders gut für Arbeitsplätze mit hohem Scanvolumen. Der Einzug verfügt auch über eine Erkennung über Ultraschall und das verhindert, dass mehr als ein Blatt gleichzeitig eingezogen wird.

Über die integrierte LAN/WLAN-Schnittstelle kann er ganz flexibel eingebunden werden. Die Hohe Geschwindigkeit beim scannen, erreicht er vor allem dank seines CMOS dual CIS (contact image sensor) – 1 x vorne und 1 x hinten. Damit kann er in einem Ablauf Dokumente von vorne und von hinten (Duplex) scannen. Weiterlesen

Vor Kurzem hat euch Sebastian einen mobilen Dokumentenscanner von TaoTronics
vorgestellt (zum Artikel). Ich war kurz davor mir einen zu holen, da ich gerne meinen klassischen Flachbettscanner ablösen möchte. Mir geht es im wesentlichen darum, eingehende Post zu scannen und digital zu archivieren. Da mir der Scanner von TaoTronics nicht so gut gefallen hat (z.B. kein automatischer Einzug), habe ich mich nach einer alternative umgeschaut und bin auf den Doxie Go Wi-Fi gestoßen. Dieser Scanner ist sehr kompakt, bietet einen automatischen Dokumenteneinzug, internen Speicher, einen SD Karten Slot, eine USB-Verbindung, eine kostenlose Texterkennung und natürlich eine WLAN-Anbindung. Im weiteren Verlauf werde ich euch die einzelnen Funktionen Vorstellen und natürlich auch Beispielscans zeigen.

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Marc hat Euch in seinem letzten Beitrag eine kostengünstige OCR-Software vorgestellt. Um an diesen Artikel anzuknüpfen und auch die Vorteile einen Papierlosen Büros etwas mehr zu beleuchten, stelle ich Euch heute einen günstigen, kompakten und vor allem mobilen Dokumentenscanner vor. Ich habe mir angewöhnt, Brief direkt nach dem Eingang zu scannen und zu archivieren.

2015-11-21 12.08.22

So finden die wichtigsten Briefe direkt den Weg in die Tonnen und häufen sich so nicht in irgendwelche Ablagen an. Damit der Inhalt der Briefe auch digital erfasst und durchsuchbar ist, lasse ich die gescannten Dokumente durch meine OCR-Software laufen. Doch dazu später mehr. Weiterlesen