Newsletter versenden: reichen Outlook und Co.?

Der Newsletter-Versand ist unbestritten eines der effektivsten Marketing-Instrumente überhaupt. Im Mai 2013 konnte Unternehmensberater Roland Berger eine Studie mit dem Titel „High-end online Deutschland“ vorstellen, die belegte, dass auch Konsumenten diese Form der Werbung schätzen – und nutzen. Mit 35,1 Prozent ließen sich mehr als ein Drittel der befragten Konsumenten durch Newsletter zu einem Kauf oder wenigstens einem Lead beeinflussen. Der Newsletter verwies damit sogar die Social Media auf die Plätze. Auch kleinere Webshops und Start-Ups sollten deshalb eigentlich nicht auf den Newsletter-Versand verzichten. Da Geld bekanntlich ein knappes Gut ist, fällt eine Frage jedoch immer: Muss es ein kostenpflichtiger Dienstleister sein oder reichen auch Standardprogramme wie Outlook und Co.?

Was ist wichtig bei der Newslettergestaltung?

Ein Newsletter sollte:

• eine persönliche Ansprache bieten
• nach Möglichkeit personalisierte Produktinformationen enthalten
• die Chance zur einfachen Abmeldung geben
• mit wenigen und klaren Worten arbeiten
• aussagekräftige Bilder beinhalten
• nur an Personen versandt werden, die dem auch zugestimmt haben

Besonders der letzte Punkt verdient noch einmal besondere Aufmerksamkeit: Viele Shops sind dazu übergegangen, ihre Newsletter zu diversifizieren. Der Webshop bietet beispielsweise eine breite Produktpalette, der männliche Kunde erhält aber nur einen Newsletter für die Bereiche Computer und Smartphones. Durch diesen Ansatz sind sehr viel mehr Menschen dazu bereit, eine entsprechende Mail zu abonnieren. Eine effektive Adressverwaltung ist unumgänglich, diese muss die Software für den Newsletter-Versand leisten können.

Der Newsletter-Versand mit Outlook und Co.: Zauberwort Add-In

Die gängigen Email-Programme ermöglichen den Versand von Newslettern, verlangen dafür aber viel manuelle Arbeit. So ist es beispielsweise möglich, Adresslisten zu erstellen, allerdings müssen die Daten von Personen, welche die Marketing-Mail frisch abonniert haben, von Hand übertragen (und möglicherweise ausgetragen) werden. Bei zwei bis drei Adressen pro Tag stellt dies kein Problem dar – bei 200 bis 300 sieht es anders aus. Auch die reine Texterstellung mit der Einflechtung von Bildern ist von Hand möglich, aber ausgesprochen zeitintensiv.

Es gibt deshalb verschiedene Add-Ins, die den Newsletter-Versand deutlich vereinfachen sollen. Zwei Beispiele sind „MONewsletter“ und „SuccessControl CRM“. Beide erweitern die Funktionen von Outlook so, dass die Erstellung und das Versenden der Werbebotschaften deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Zwei Punkte müssen dabei allerdings erwähnt werden: Zum einen sind solche Add-Ins meist nicht dauerhaft kostenlos, zum anderen sind die Leistungen begrenzt. Ein personalisiertes Produktangebot kann nur selten erstellt werden.

Tipp: zahlreiche Erweiterungen für Outlook finden sich etwa bei chip.de

CleverReach, mailwork und xqueue: Professionelle Software-Dienstleister

Die Alternative besteht darin, auf die Dienste von Anbietern wie CleverReach, mailwork oder xqueue zurückzugreifen. Es handelt sich um professionelle Software-Dienstleiter, die maßgeschneiderte Programme für Newsletter (und andere Marketing-Maßnahmen) gegen Bezahlung bereitstellen. Neben den klassischen Qualitäten können mit diesen Programmen beispielsweise An- und Abmeldeformulare erstellt werden. Außerdem gibt es eine Report-Funktion: Hier erhalten die Kunden Auswertungen darüber, wie effektiv ihre Newsletter eigentlich arbeiten. Technischer Support stellt sicher, dass die Programme reibungslos funktionieren. Manche Software-Dienstleister (u.a. xqueue) stellen Demo-Versionen zur Verfügung, welche Interessenten die Möglichkeit bieten sich über den Leistungsumfang der jeweiligen Software zu informieren.

Fazit

Newsletter sind als Marketing-Werkzeug zu wichtig als das man es sich leisten könnte, darauf zu verzichten. Allerdings gilt: Kein Nutzen ohne Kosten. Wer erfolgreich derartige Mails versenden möchte, muss etwas investieren: Entweder Zeit oder Geld. Für Webshops in ihren ersten Tagen ist die Erstellung der Newsletter von Hand über Outlook und Co. noch möglich, doch schon nach einiger Zeit ist damit so viel Arbeit verbunden, dass die Tage vermutlich nicht mehr genügend Stunden haben. Spätestens dann ist der Erwerb eines Add-Ins sinnvoll. Allerdings kann man mit diesen nicht die Effektivität der Newsletter einschätzen. Mittel- und langfristig ist deshalb der Gang zu professionellen Software-Dienstleistern die beste Entscheidung: Hier sind zwar die Investitionen am höchsten, doch unter dem Strich mit der Einbeziehung aller relevanten Faktoren ist ihr Angebot am günstigsten.