Das Papierlose Büro mit Scanner und OCR für kleines Geld

Die aktuelle Jahreszeit bzw. Wettersituation hat ja auch irgendwie ihre Vorteile, denn jetzt kann man sich mal um Dinge kümmern, die man schon das ganze Jahr (oder Jahre) vor sich herschiebt. Warum also nicht einmal alle Dokumente digitalisieren?

Ich vertrete seit vielen Jahren bereits die Meinung „Papier muss nicht sein, es geht auch digital“ aber leider erhalte ich das meiste immer noch in Papierform. Auch auf meine regelmäßigen Nachfragen bei Versicherungen, Providern, Ämtern & Behörden wurde mir gesagt, dass eine Zustellung der Dokumente fast ausschließlich in Papierform möglich ist. Klar muss man etwa laut Gesetzeslage alleine schon für das Finanzamt alle relevanten Unterlagen im „Original“ aufbewahren, also in Papierform, aber dies ist ja nur ein kleiner Teil der Dokumente, die in sich Ordner über die Jahre so ansammeln.

Ich habe mich aber vor schon Jahren von fast allem was ich in Papierform nicht zwingend  benötige verabschiedet und es eingescannt und mit OCR durchsuchbar gemacht. Jetzt möchte ich euch zeigen, wir ihr dieses auch mit recht geringem Aufwand und mit auch geringen Kosten umsetzen könnt.

Alles was man dafür braucht ist ein Scanner bzw. ich empfehle ein Multifunktionsgerät, denn so hat man alles in einem und man benötigt eh einen Dokumenteneinzug.

Fangen wir mal mit der Hardware an und hier empfehle ich persönlich ein Gerät von Epson. Meinen Epson BX635FWD habe ich im Jahr 2011 gekauft und er hat bis heute keinerlei Probleme gemacht und auch bei den Folgekosten sind Drucker von Epson super günstig, weil sie ohne zu rumzuzicken Tintenpatronen von Drittherstellern akzeptieren. Das Model gibt es heute schon gar nicht mehr zu kaufen und ein vergleichbares aktuelles Gerät wäre der Epson WorkForce WF-2560DWF.

Produkt bei Amazon ansehen (B00MCDJ5GI)

Welchen Hersteller, oder welches Model ihr am Ende nehmt ist natürlich euch überlassen. Es sollten nur folgende Funktionen unterstützt werden, damit eine Digitalisierung nicht zum super aufwendigen und vor allem zeitraubenden Albtraum wird. Also WLAN und AirPrint haben heute fast alle Hersteller im Programm und für das digitalisieren von euren Dokumenten, sollte ein ADF (automatischer Dokumenteneinzug) vorhanden sein und er sollte Duplexdruck, also auch Duplexscan mit mindestens 200dpi unterstützen. Wer gelegentlich was ausdrucken möchte, sollte auf eine Papierkassette und Unterstützung von günstigen Drittanbieternpatronen achten. Noch ein pro für Epson ist die Top Treiberunterstützung für alle gängigen und vor allem aktuellen Betriebssysteme.

Nachdem nun die Hardware besorgt wurde geht es an die richtige Software. Bei gewissen in der Regel Hochpreisigen Modellen, liegt entweder eine Software für die Texterkennung (OCR) bei, oder der Drucker kann das schon direkt selber. Kann ich nicht viel zu sagen, aber spätestens bei integriertem OCR, wäre ich sehr skeptisch.

Für Mac User gibt in der Einsteigerklasse die Software PDFScanner und wer Windows verwendet, kann sich bei Netzwelt.de verschiedene Softwarelösungen zum Scannen mit OCR (Texterkennung) anschauen.

Das praktische an PDFScanner ist neben einer recht soliden Texterkennung in verschiedenen Sprachen, auch die Funktionen wie Seiten geraderichten, und Auto zuschneiden, was vor allem bei Kassenzetteln sehr praktisch ist. Wer bereits einen Scanner hat, der aber kein Duplex unterstützt, der wird sich über die Funktion Fake Duplex freuen. Hier scannt man erst alle Dokumente von der einen und dann von der anderen Seite und die Software verschiebt die einzelnen Seiten dann so, als wenn man per Duplex gescannt hätte. Zusätzlich kann man mit nur einem Klick, alle leeren Seiten entfernen lassen, was super zuverlässig funktioniert.

Was die Ablage von Dokumenten angeht, so will ich hier keine Vorschläge machen, denn jeder arbeitet ja anders. Der eine sortiert klassisch von Hand in eine Ordnerstruktur und     gut ist und andere versehen die Dokumente mit Schlagwörtern, oder verwenden sogar Datenbankbasierte Software wie etwa iDocument. Ich gehöre zu der Ordnerfraktion, aber mit System (zumindest verstehe ich es) und am Ende ist ja dank Texterkennung ein suchen auch in den Dokumenten ohne Probleme möglich. Das ganze ist also wirklich kein Hexenwerk und wenn ihr mit der Digitalisierung Eurer ganzen Dokumente fertig seit, dann können sie schön in den Aktenvernichter (Link) und das ganze kann sich wie bei mir auf lediglich 2 zur Hälfte gefüllte Ordner beschränken.